На надходження товарів чи послуг до 1С 8.3 необхідно створювати відповідний документ. У цій покроковій інструкції ми розглянемо докладну покрокову інструкцію, як це зробити та якими даними заповнювати. Також розглянемо з прикладу створювані програмою 1С проводки.

У меню «Покупки» виберіть «Надходження (акти, накладні)». Перед вами відкриється форма списку цього документа.

З форми списку можна створити кілька різних видів документів. Розглянемо їх коротко.

Товари (накладна).Вам буде доступна для приходу лише таблична частина для додавання товарів.
Послуги (акт).Аналог попереднього, але лише послуг.
Основні засоби.Цей документ формує проводки надходження та по , що не вимагають монтажу. Додатково брати до обліку не потрібно.
Товари, послуги, комісія.Поєднання товарів, послуг та ведення комісійної торгівлі.
Матеріали у переробку.Тут назва говорить сама за себе.
Устаткування.- Обладнання. Ухвалення до обліку формується окремо.
Об'єкти будівництва.Надходження ОЗ – об'єктів будівництва.
Послуги лізингу.Для нарахування чергового лізингового платежу при врахуванні майна на балансі лізингоодержувача.

Розглянемо перші два види операцій, т.к. вони найпопулярніші.

Як поставити товар на парафію

Під час створення нового документа виберіть вид операції «Товари (накладна)».

У шапці вкажіть контрагента, договір та підрозділ, куди будуть оприбутковані товари. Також додатково можна налаштувати ПДВ (включається у вартість і спосіб нарахування), вантажоодержувача, вантажовідправника і .

Рахунок обліку у разі 41.01 – товари складах. Його також можна змінити. Далі відкоригуйте за необхідності ставку ПДВ.

Внизу форми вкажіть номер та дату рахунку-фактури, після чого натисніть кнопку «Зареєструвати». Документ одразу ж створиться автоматично і з'явиться посилання на нього.

Як ми бачимо, документ зробив дві проводки: за самим надходженням та з ПДВ (рахунок 10.03).

Дивіться також відео з оприбуткування товару в 1С Бухгалтерія:

Надходження послуг

На цей раз під час створення документа виберіть вид операції «Послуги (акт)». Докладно розглядати заповнення цього документа ми не будемо у зв'язку з тим, що тут схоже з попереднім способом. Тільки тут додаються номенклатурні позиції з видом «Послуга».

Нашу послугу зі стрижки газону ми віднесли на 26 рахунок та вказали статтю витрат «Інші витрати».

У тому випадку, коли вам необхідно відразу відобразити надходження та товарів та послуг, скористайтеся видом операції «Товари, послуги, комісія».

Документ "Замовлення постачальнику" призначений для фіксації попередньої домовленості про придбання у постачальника позицій номенклатури і може бути документом, на підставі якого здійснюється оплата та отримання позицій номенклатури.

Позиції номенклатури, за якими оформлено замовлення на постачання, враховуються як очікувані позиції номенклатури.

У документі передбачені такі види операцій:

Купівля, комісія;

Переробка;

Устаткування.

Документом із видом операції «Покупка, комісія»реєструють намір купити товари у постачальника або взяти на реалізацію товари комітента. Яке замовлення вводиться - замовлення постачальнику або замовлення комітенту визначається видом договору, який обраний в документі. Дані про замовлені товари, матеріали вводяться на закладці «Товари».

Документом із видом операції «Обладнання» реєструють намір придбати у постачальника матеріальні цінності, що є обладнанням. У цьому випадку в документі може бути обраний лише договір із видом договору «З постачальником». Приймати обладнання на реалізацію від комітента не можна. Інформація про замовлене обладнання вводиться на окремій закладці «Обладнання». Разом з обладнанням постачальнику можуть бути замовлені товари або матеріали, які зазначаються на закладці «Товари».

Документом із видом операції «Переробка» реєструють замовлення постачальнику виготовлення продукції чи напівфабрикатів з власної сировини чи сировини контрагента. У цьому випадку в документі може бути обраний лише договір із видом договору «З постачальником». Інформація про продукцію та напівфабрикати, які має виготовити переробник, вказується на закладці «Продукція». Якщо виготовлення продукції потрібно передати переробнику власні матеріали, то перелік таких матеріалів вказується закладці «Матеріали».

У замовленні постачальнику можна відобразити намір отримання додаткових послуг, пов'язаних із придбанням чи виготовленням матеріальних цінностей, наприклад, послуг з доставки цих цінностей. Інформація про послуги вказується на закладці «Послуги».

У замовленнях на постачання товарів чи обладнання також можна зазначити перелік зворотної тари постачальника, в якій від нього будуть отримані матеріальні цінності. Дані про зворотну тару постачальника вказуються на закладці «Тара».

У програмі існує можливість формування замовлень постачальникам із документа «План закупівель», а також можливість автоматичного формування замовлень постачальникам за допомогою обробки «Календарний план закупівель».

Контроль оплати на замовлення постачальнику провадиться відповідно до встановленого варіанту контролю взаєморозрахунків із контрагентом у договорі.

Коригування замовлення постачальнику оформляється за допомогою документа «Коригування замовлення постачальнику», який можна ввести на підставі замовлення.

У конфігурації можна проводити планування вихідних платежів. Для планування вихідних платежів виходячи з документа «Замовлення постачальнику» вводиться документ «Заявка витрачання коштів». Для планування платежів у документі "Замовлення постачальнику" передбачені поля:

Оплата- у цьому полі зазначається передбачувана дата оплати постачальнику;

Банк/каса -у цьому полі вибирається розрахунковий рахунок, з якого планується перерахувати кошти постачальнику у разі безготівкової оплати чи каса, з якої передбачається зробити оплату постачальнику готівкою.

Для оформлення оплати постачальнику на підставі документа «Замовлення постачальнику» можна виписати документ «Витратний касовий ордер» у разі готівкової оплати або зафіксувати безготівкову оплату за допомогою різних платіжних документів.

Надходження позицій товарів та обладнання за оформленим замовленням оформляється за допомогою документа «Надходження товарів та послуг» або «Надходження товарів та послуг у НТТ». Надходження виготовленої переробником продукції та напівфабрикатів на замовлення оформляється документом «Надходження товарів з переробки», а факт отримання послуг з переробки документом «Отримання послуг з переробки».

Для зняття замовлень постачальникам з обліку передбачено документ «Закриття замовлень постачальникам».

Розміщення на замовлення постачальнику

У конфігурації існує можливість вказати для замовлень, зроблених постачальникам, до виконання яких замовлень покупців, внутрішніх замовлень, замовлень виробництва вони призначені. Цей механізм називається розміщеннямзамовлень у замовленнях постачальникам. Розміщення проводиться тільки у фактично оформлених замовленнях постачальникам, а не планованих.

Для того, щоб при оформленні замовлення постачальнику розмістити в ньому замовлення (покупця, внутрішній, замовлення на виробництво), необхідно вибрати це замовлення в табличній частині в колонці «Замовлення».

Якщо у замовленні постачальнику вибрано вид операції « Купівля, комісія

Якщо в замовленні постачальнику вибрано вид операції «Устаткування », то в ньому можна виконати розміщення товарів із замовлень покупців, внутрішніх замовлень, потреб замовлень на виробництво (на закладці «Товари»), а також розміщення зворотної тари із замовлень покупців та внутрішніх замовлень (на закладці «Тара»).

Колонка "Замовлення" на закладці "Товари" може бути заповнена автоматично за допомогою кнопки "Заповнити та провести".

При натисканні на кнопку пропонується можливість вибору виду замовлень (внутрішній та/або покупець), якими слід заповнювати колонку «Замовлення». Колонку «Замовлення» буде заповнено за невиконаною частиною цих замовлень за мінусом позицій, які вже зарезервовані на складах та/або розміщені в інших замовленнях (постачальнику, на виробництво, внутрішніх). При заповненні внутрішні замовлення та/або замовлення покупців підбиратимуться в порядку зростання дати відвантаження (відповідний реквізит документів).

Сервіс доступний під час оперативного проведення документа.

Якщо в замовленні постачальнику вибрано вид операції « Переробка », то в ньому можна виконати розміщення продукції, напівфабрикатів із замовлень покупців, внутрішніх замовлень, потреб замовлень на виробництво (закладка «Продукція»).

Вивантаження документа у форматі CommerceML

Для вивантаження документа у форматі CommerceML у командній панелі форми документа існує кнопка "Вивантажити у форматі CommerceML". Вивантаження здійснюється у двох варіантах на вибір – у файл або у вкладення електронного листа. При виборі варіанта вивантаження "у файл" буде активовано діалог вибору файлу для визначення імені файлу. При варіанті «відправляти ел. поштою» система сформує документ «Електронний лист» із вкладенням у вигляді XML-файлу та відкриє форму нового електронного листа. Вивантаження в режимі «надсилати ел. поштою» здійснюється лише за наявності у контрагента - постачальника «Адреси електронної пошти для обміну електронними документами». Заповнення електронної адреси можливе у формі довідника «Контрагенти» (закладка «Контакти»).

Головна 1С:ERP Управління підприємством 2 Управління закупівлями

Оформлення замовлень постачальникам

Для відображення попередньої домовленості про умови та строки поставки номенклатури, що купується у постачальника, порядок і строки оплати передбачено використання замовлень постачальникам. Замовлення постачальникам- Інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати як виконання товарних зобов'язань постачальника, так і власних фінансових зобов'язань.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб у забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (термін поставки товарів від постачальника, середньоденного споживання тощо).

Також замовлення постачальнику може бути запроваджено на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. При оформленні замовлення в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівлі (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів тощо).

Контроль оплати товарів на замовлення постачальників здійснюється відповідно до дати оплати, зазначеної у замовленні постачальнику. У замовленні можна вказати бажану дату надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат постачання товарів можна скласти графік постачання товарів.

Контроль виконання зобов'язань постачальником здійснюється з допомогою статусів і станів документа. Статуси документа надаються вручну.

Стан – інформація про замовлення, яке розраховується автоматично, виходячи з наявних в інформаційній базі даних (статус, оплата, наявність на складі тощо).

Оформлення Замовлень постачальникам автоматично в 1С: Управління торгівлею 8 ред.11.2

У конфігурації передбачено функціонал, який дозволяє відстежувати потреби у забезпеченні товарами та формувати замовлення задоволення потреб.
Для вирішення цих завдань у програмі потрібно задавати вихідні дані для розрахунку потреб, до них належать: (Рис.1).

Рис.1

РЕЄСТРАЦІЯ ПОТРЕБ
Потреби товару можна розділити на групи: (Рис.2).

Рис.2

ПОТРЕБИ ЗА ЗАЯВКАМИ - це потреби замовлень на відвантаження, замовлень на переміщення тощо. Такі потреби виникають автоматично під час проведення Замовлення у статусі До забезпечення.

НЕЗНИЖУВАЛЬНИЙ ЗАЛИШОК - це необхідність підтримки складі залишку товарів для безперебійної роботи підприємства. Необхідно задавати параметри мінімального, максимального та страхового запасу. Параметри можемо задавати вручну, а можемо розраховувати з огляду на середньоденне споживання та строки постачання.

ПЛАНУЮЧИЙ ОБСЯГ ЗАКУПІВЕЛЬ - необхідно створювати в базі документ План закупівель (наприклад, на підставі даних про продаж у попередніх періодах).

У журналі Замовлень постачальникамвбудовано дві обробки для оформлення замовлень:

Формування замовлень з потреб -використовуємо для оформлення замовлень за заявками та за незнижуваним залишком;

Формування замовлень за планом- для формування замовлень щодо довгострокового планування закупівель. Для включення можливості ведення планів закупівель та створення замовлень за планами необхідно встановити прапорець НСІ та адміністрування → Планування → Плани закупівель. (Рис.3).

Методи забезпечення потреби, які використовуються у програмі (Рис.3):

Замовлення на замовлення- програма пропонує до замовлення тільки ту кількість, яка потрібна для відвантаження. Дата точки замовлення визначається виходячи з дати відвантаження та тривалості виконання.

Підтримка запасу (min - max) - коли залишки товарів складі знижуються до мінімального запасу, програма пропонує замовити товар до максимального запасу.

Підтримка запасів (розрахунок за статистикою)- програма запропонує замовити кількість товару розраховане як середньоденне споживання х на кількість днів до наступної поставки або на період, що забезпечується.

Підтримка запасів (розрахунок за нормою)- Середньоденне споживання задається вручну і множиться на кількість днів до наступної поставки або на період, що забезпечується.

Способи забезпечення потреб- це джерело забезпечення. Також у способі визначаються параметри (термін замовлення та термін виконання).
Засоби забезпечення потреб можна зареєструвати у довіднику, який знаходиться в розділі Склад та доставка Налаштування та довідники.
Нові способи можна створювати в момент визначення параметрів забезпечення складу або номенклатури.
У способі забезпечення визначаємо стратегію, її вибір залежить від умов постачання. У програмі реалізовано два варіанти стратегії: (Рис.4).

Рис.4

Розглянемо приклад забезпечення товарами роздрібного магазину при щоденному постачанні

Постачання товару в магазин «Весна» здійснюється щодня. Наприкінці кожного дня автоматично формується документ Замовлення на переміщення на товари, кількість яких близька до мінімального запасу.

Виконуємо такі дії:

1. Визначаємо перелік товарів
Для того щоб вводити та виводити номенклатурні позиції в асортимент, контролювати продаж та закупівлю в роздробі включаємо функціональну опцію в розділі НСІ та адміністрування → CRM та маркетинг → Маркетинг → Управління асортиментом.
Створюємо документ Зміна асортименту(CRM та маркетинг - Асортимент). Етап – введення в асортимент. Створюємо формат нашого магазину. Заповнюємо асортимент, вказуючи його роль та вид ціни. (Мал.5).

Рис.5

2. Налаштовуємо параметри забезпечення

У картці Магазину налаштовуємо асортимент нашого магазину. (Рис.6).

Рис.6

Переходимо на робоче місце Параметри забезпечення потреб, воно використовується для встановлення способів та методів забезпечення товарами.
Спосіб забезпечення потреб- переміщення з оптового складу, термін – один день. Постачання забезпечується щодня, тому встановлюємо прапорець Замовлення при досягненні точки замовлення та період, що забезпечується, 1 день. (Мал.7).

Рис.7

Переходимо до параметрів забезпечення та встановлюємо відбір товарів з урахуванням нашого асортименту. (Рис.8).

Рис.8

Виділяємо всі позиції (Ctrl+A), далі Заповнити Метод забезпечення. Нам необхідно забезпечити фіксований запас товарів, тому ми використовуємо метод підтримки запасу (min - max), вказуємо необхідну кількість мінімального та максимального запасу. (Рис.9).

Рис.9

Рис.10

3.Розраховуємо потребу

Після визначення всіх параметрів переходимо до розрахунку необхідної кількості, використовуючи обробку Формування замовлень з потреб. Для доступу до обробки заходимо до Замовлень на переміщення та створюємо новий за потребами. На Кроку 1 встановлюємо відбори та переходимо далі. (Мал.11).

Рис.11

На наступному етапі відображаються методи забезпечення. У нашому випадку він один, переходимо на наступний крок.
На кроці 3 виводиться список товарів, для яких застосовується зазначений спосіб забезпечення.
Натиснувши Рекомендації, ми можемо уточнити, чому товар рекомендований для замовлення. За потреби співробітник може змінити кількість товарів. (Мал.12).

4. Формуємо Замовлення
Замовлення на переміщення сформується автоматично під час переходу на наступний етап. Статус у Замовленні буде до забезпечення. (Мал.13).

Рис.13

Ви знаєте, що в 1С можна швидко створювати замовлення постачальникам, виходячи з поточних потреб інтернет-магазину?

Процес забезпечення замовлень у конфігурації «1С: Управління торгівлею 11» підтримується стандартною обробкою «Формування замовлень з потреб».

Але!
Така обробка має один мінус, який зводить нанівець багато плюсів: всі її можливості тісно переплетені і користувач зобов'язаний вказувати всі необхідні параметри забезпечення потреб. А таких параметрів дуже багато, що ускладнює роботу користувача.
Обробка надто складна для сприйняття. І менеджери інтернет-магазинів роблять замовлення постачальникам вручну.
З наших клієнтів лише одиниці підтвердили, що вони певною мірою використовують можливості стандартної обробки, але й те – в дуже обмеженому обсязі.

Ми розробили інтуїтивний механізм автоматичного створення замовлень постачальникам. Це рішення у вигляді зовнішньої обробки "Створення замовлень постачальнику". У ньому участь користувача у циклі забезпечення замовлення зведена до мінімуму.

Можна за 3-4 кліки миші сформувати замовлення постачальникам за всіма замовленнями від покупців за день.

Наведемо приклад, як використовується така зовнішня обробка в інтернет магазині товарів для тварин ЮНІЗОО.

Особливості: у магазину багато замовлень покупців і широкий вибір постачальників, тому потрібно відправляти замовлення на товар різним постачальникам у різний час доби, в тому числі і по кілька разів на день, що забирало у менеджерів багато часу.

Етапи автоматизації та доопрацювання

1. У механізм проведення замовлення покупця додаємо автоматичний поділ товарів за варіантом забезпечення (зі складу/під замовлення).

Тут обробка автоматично, залежно від вільного залишку на складі, визначає кількість товару, яку необхідно замовити постачальнику на замовлення покупця.

Ті ж товари, які є складі організації, проставляються в резерв під конкретне замовлення покупця (відокремлений резерв).

Малюнок 1. Поділ варіантів забезпечення

2. Для кожного товару в магазині вказуємо список усіх постачальників та основного контрагента. Встановлюємо відповідність між найменуваннями товарів у клієнта та конкретного постачальника для автоматичної підстановки значень на замовлення постачальникам. Первинне введення інформації було виконано програмно на основі наданих прайс-листів постачальників.

Рисунок 2. Список номенклатурних позицій постачальників
Для актуальності інформації про наявність товару у постачальника для кожної номенклатури було встановлено реквізит «Наявність у постачальника». І зараз менеджери інтернет-магазину автоматично завантажують інформацію по прайс-листах постачальників один раз на день, витрачаючи на це лише 5 хвилин.

Рисунок 3. Номенклатура постачальника

У результаті системі підтримується актуальна інформація про наявність товару складі конкретного постачальника у конкретний день.

3. Для масового формування замовлень постачальникам було розроблено зовнішню обробку. На першому кроці відбираємо товари для замовлення та вказуємо дату доставки (період). За кнопкою «Заповнити» всі замовлення покупців за потрібні дати потрапляють у таблицю. Перемикаючи варіанти відображення замовлень («Тільки незабезпечені / Всі замовлення) та фільтр по менеджеру – можна налаштувати інтерфейс обробки індивідуально під кожного менеджера.

Малюнок 4. Крок 1. Відбір товарів для замовлення
У табличній частині обробки виводиться необхідна інформація: найменування та кількість замовленого товару у розрізі замовлень покупців, статус забезпечення кожної позиції (див. табл. нижче) тощо.

Після натискання «Проставити галки та кількість» відбувається автоматичний розрахунок необхідної кількості товару до замовлення по кожному рядку, з урахуванням наявності товару на складі та вже сформованих замовлень постачальникам (поле «Кількість» редагується вручну за потреби).

Малюнок 5. Крок 1. Розрахунок необхідної для замовлення кількості

Зверніть увагу: поля зі статусом "Не забезпечений" на малюнку 6 відповідають позиціям, позначеним галочкою на малюнку 5

Малюнок 6. Крок 1. Автоматичний вибір товарів до замовлення

4. Таблична частина другого кроку обробки – вибір постачальників – формується на основі інформації, вказаної на першому кроці. Користувач бачить інформацію про всі незабезпечені позиції, за якими потрібно сформувати замовлення постачальникам.

Як постачальник автоматично вибирається основний постачальник за цією позицією. За відсутності товару у основного постачальника, система пропонує вибір із тих постачальників, які поставляють даний товар, і є у них.

Малюнок 7. Крок 2. Вибір постачальників

Для будь-якої позиції вибір постачальника можна змінити вручну. Завершуємо крок, натискаючи кнопку «Сформувати замовлення».

5. Замовлення постачальникам формуються з урахуванням інформації, обраної другою кроці. Для кожного постачальника всі товари збираються на окреме замовлення. Тепер їх залишилося лише надіслати постачальникам.